Как топливные карты помогают управлять расходами на топливо

И в этом нет ничего удивительного: по подсчетам специалистов, до 50% от всех расходов таких фирм приходится именно на горючее.

Одним из наиболее простых способов, позволяющих наладить управление тратами, является покупка топливных карт. В этой статье мы рассмотрим основные механизмы, с помощью которых безнал снижает расходы бизнеса на дизель и бензин.

Сокращается объем документооборота

Бухгалтеры компаний, которые используют для расчетов на АЗС наличные, тратят огромное количество времени на рутинные операции. Предположим, в такой фирме есть 20 водителей. Каждый из них заправляется 25 раз в месяц. Соответственно, всего за 30 дней перед бухгалтером образуется стопка из 500 чеков с АЗС. Необходимо их изучить и перенести информацию в отчеты. На это уйдет не один час рабочего времени. А если компания желает оформить вычет НДС, на бухгалтеров ложится еще и взаимодействие с налоговой.

При оплате топлива по безналичному расчету объем нагрузки на штатных специалистов значительно снижается. Им не требуется обрабатывать сотни чеков и самостоятельно готовить отчеты. Процессинговые компании обычно берут на себя всю деятельность подобного рода. Клиенты получают готовые пакеты документов, в которые включены УПД, накладные, счета-фактуры, акты об оказании услуг и т. д. Чаще всего они поступают в электронной форме, что дополнительно ускоряет работу. Бухгалтерам не приходится корректировать документы, их можно сразу перенаправлять в налоговую инспекцию.

Зачет НДС

В стоимость каждого литра топлива входит НДС. Этот 20-процентный налог уплачивают все покупатели без исключения, но коммерческие организации могут его вернуть. Чтобы оформить вычет, необходимо предоставить в ФНС закрывающие документы вместе с заявлением. Как уже говорилось выше, процессинговые компании присылают своим клиентам готовые пакеты со счетами-фактурами и другими бумагами. Поэтому оформление вычета при использовании топливных карт не представляет особых сложностей.

Сокращаются нецелевые траты

Как показывает практика, при расчете наличными примерно 10% бюджета, выделяемого на покупку топлива, похищается работниками компании. Для кражи денег изобретены десятки схем. Наиболее популярные выглядят следующим образом:

• Покупка чеков. Водитель может легко договориться с оператором АЗС за небольшую плату и приобрести фискальный документ. Сотрудники заправок ежедневно выбрасывают сотни чеков, которые не забрали покупатели, поэтому для них это действие ничего не стоит. Предоставив фискальный документ в бухгалтерию, водитель отчитается о «расходах», но в действительности вся сумма, указанная в нем, достанется ему.


• Заправка некачественным топливом. Компании обычно следят за тем, чтобы в бак заливали только сертифицированное горючее. Некоторые организации даже намеренно переплачивают за более дорогой дизель или бензин. Но проконтролировать, где водитель потратил наличные, невозможно. Он может купить дешевый и некачественный бензин на внесетевой АЗС, а затем приобрести чек на другой заправке. Вся разница в сумме останется в кармане водителя.


• Слив топлива. Если бензин поступил в бак, это не означает, что он там и останется к концу дня. Водитель может слить горючее в свою канистру, а затем сказать, что повышенный расход возник из-за работы печки/кондиционера, снежных заносов, простоя в пробке и т. д. Без наличия статистики объективных трат распознать такую махинацию практически невозможно.

Топливные карты позволяют бороться с кражами систематически. С помощью такого инструмента компания получает полную статистику расходов. Вооружившись ею, логисты быстро вычислят водителя, который регулярно похищает топливо или деньги. Если у руководства возникли сомнения в добросовестности сотрудника, его карту можно заблокировать через личный кабинет.

Чтобы предотвратить перерасход по невнимательности, стоит установить лимиты на сутки и на месяц. Если водитель сознательно или случайно допустит превышение трат, он будет вынужден заправлять машину за свой счет.

Дополнительно топливные карты способствуют соблюдению дисциплины за счет психологического эффекта. Большинство работников не будут нарушать служебные инструкции, зная, что их действия видны руководству. За счет этого нецелевые траты сократятся практически до нуля.