Рабочая переписка – дело серьезное. Неважно, с кем вы переписываетесь – с коллегами, заказчиками, клиентами или поставщиками. От корректности ваших писем зависит не только ваш авторитет, но и непосредственный итог обсуждения.
Для начала необходимо выстроить грамотную структуру вашего сообщения. Правила деловой переписки предполагают, что письмо начинается с обращения, далее следует вступление, в котором нужно кратко изложить цель письма. Эта часть не должна превышать двух предложений. Затем предполагается основной текст, заключение, подпись и постскриптум, если необходимо. Сообщение можно начать со слова «Уважаемый». Но помните, в этом случае в конце письма не нужно писать «С уважением».
В 2-3 абзацах необходимо описать ситуацию, ваши мысли и пожелания, а также задать интересующие вас вопросы. Правила деловой переписки требуют в заключении привести краткое резюме всего сказанного выше. Письмо обычно заканчивают стандартными фразами, например, «С благодарностью» и так далее. Укажите ваши фамилию, имя и отчество, не забудьте про должность.
Письмо должно быть грамотным, аккуратно оформленным. Хорошо, если вы используете символику организации. Но правила деловой переписки – это не только использование стандартного оформления документа. Любое официальное письмо предполагает корректное выражение своих мыслей, даже если вы пишете его, чтобы выразить претензию.
Нельзя начинать письмо с отказа, со слова «нет» или частицы «не». Сначала необходимо объяснить причины такого решения. Если возможно, предложите альтернативные варианты выхода из создавшейся ситуации. Не нужно навязывать человеку способы решения вопроса. Это может оказать обратное действие. Чтобы показать, что письмо срочное, можно попросить получателя отправить ответ до определенного числа. Не нужно поторапливать в резкой форме. Старайтесь не делать намеков на возможную некомпетентность человека, которому предназначено письмо, так как это будет звучать оскорбительно.
При необходимости к основной корреспонденции можно прикрепить приложения. Если речь идет об электронном письме, то все объемные документы лучше пересылать во вложенном файле, не забыв упомянуть об этом.
Следование этой инструкции сделает ваше деловое общение проще и успешнее, а вы зарекомендуете себя как вежливого и корректного человека.