Именно закупки руководители многих предприятий стараются автоматизировать, ставя эту деятельность в приоритет. В этом нет ничего удивительного: если предприятие будет своевременно и без перебоев снабжаться всем необходимым, все остальные процессы не будут застаиваться, сотрудники будут вовремя и качественно выполнять свою работу, и, как следствие, компания будет развиваться и масштабироваться.
Сегодня существует много вариантов автоматизации закупочных процессов: некоторые компании совершают закупки через сторонние ресурсы, другие же создают собственные. Цифровизация закупок при создании собственных решений бывает трех видов:
- при помощи электронного интернет магазина — собственной площадки типа маркетплейс;
- при помощи SRM системы — специального решения, которая позволяет управлять взаимоотношениями поставщиков товаров и услуг и заказчиков:
- при помощи ЭТП — торговой платформы компании, которая помогает автоматизировать все стадии закупочной деятельности.
Сегодня поговорим о том, какими преимуществами обладает собственный маркетплейс для совершения закупок малого объема, и почему это решение все чаще выбирают руководители многих компаний. Про маркетплейс закрытого типа читайте подробнее в статье.
Что такое электронный магазин закупок
Корпоративный интернет-магазин (КИМ) представляет собой площадку, при помощи которой происходит взаимодействие поставщиков и закупщиков. Главной особенностью этого ресурса является оптимизация закупочной деятельности — площадка позволяет сильно упростить этапы проведения закупок и свести к минимуму бюрократизацию процессов.
Проверка поставщиков осуществляется в упрощенном режиме, а после нее контрагенты могут размещать свои позиции в каталоге и указывать цены на товары. В подобном корпоративном интернет-магазине компании любой член команды имеет возможность сделать заказ, который будет осуществлен в течение 3–5 дней.
Площадка повышает эффективность и скорость работы организации, поскольку закупки может проводить каждый отдел организации по отдельности по мере необходимости. Классический способ проведения закупок предполагает сбор информации о необходимых ТРУ (товары, работы, услуги) со всех отделов. Работа при этом замедляется, так как необходимо дождаться полного сбора данных. Платформа же дает возможность каждому отделу не зависеть от остальных и закупаться всем необходимым своевременно.
Преимущества разработки собственного маркетплейса для закупок
Разработка маркетплейса имеет большое количество преимуществ, о которых стоит рассказать.
- Создание собственного маркетплейса для проведения закупок предполагает полную адаптацию под процессы, происходящие в компании. Вы можете добавить любые модули и опции по вашему запросу, чтобы повысить эффективность работы компании, а также в любой момент можете убирать ненужные или устаревшие функции, в которых больше нет необходимости.
- При помощи корпоративного интернет-магазина вы сможете экономить временные, трудовые и финансовые затраты, поскольку при помощи площадки происходит автоматизация многих процессов, и сотрудникам больше нет необходимости тратить ресурсы на рутинную работу — вместо этого они могут сфокусироваться на важных задачах.
- Система позволяет создать здоровую и прозрачную конкурентоспособную среду. Проходят торги, в которых участвуют поставщики и по итогам которых определяется контрагент, с которым будет работать закупщик.
- У каждого поставщика есть личный кабинет, в котором он обязан ежедневно выставлять цены на свои товары. Благодаря этому закупщик видит каталог только с актуальными расценками.
- Электронный документооборот и цифровая подпись. Благодаря тому, что система сама составляет все необходимые документы, и поставщикам, и закупщикам удается избежать бюрократии и подписания огромного количества бумаг — все это позволяет быстро и четко осуществлять закупочную деятельность в любое время суток и из любой точки страны.
- Интеграция с различными сервисами. Можно настраивать взаимодействие с ресурсами, необходимыми для работы и выполнения всевозможных функций. Это может быть SRM система, которая регулирует взаимоотношения между поставщиками товаров и услуг и закупщиками, могут быть различные сервисы по работе с остатками (например МойСклад) или с системами учета, такими как 1С, CRM и другими.
- Все закупки малого объема объединяются на единой площадке, что позволяет проводить закупочные операции быстро, эффективно и без лишних затрат.
Процессы, которые удается автоматизировать при помощи КИМ
Цифровизация закупок позволяет автоматизировать ряд неочевидных процессов, о которых многие не задумываются.
-
Оценка поставщиков. Для компании, конечно, важно осуществить закупочный процесс быстро, однако намного важнее закупить товары надлежащего качества в строго оговоренные сроки и необходимом количестве. Корпоративный интернет-магазин позволяет видеть репутацию каждого конкретного поставщика. Для этого на площадке контрагенты проходят специальные процедуры проверки, они получают рейтинг, который может меняться в ту или иную сторону в ходе взаимодействия с закупщиками. Такая система безопасности позволяет, во-первых, обеспечить здоровую конкуренцию, а во-вторых, — дает возможность закупщикам приобретать высококачественные товары и работать с квалифицированными поставщиками.
-
Работа напрямую с поставщиками. Огромным преимуществом собственной площадки для закупок является взаимодействие компании-закупщика напрямую с контрагентами, то есть без привлечения перекупщиков, дистрибьюторов и прочих посредников. Во-первых, это помогает обеспечить прозрачность этого взаимодействия и для компании-закупщика выяснить все нюансы на этапе переговоров, во-вторых, цены при заказе напрямую у поставщика на порядок ниже. Причем на это влияет как отсутствие посредников, так и возможность работать с поставщиками из регионов, откуда осуществлять поставки может оказаться дешевле.
-
Контролирование расходов. Система позволяет подсчитывать расходы, которые необходимы для осуществления закупок. На первый взгляд может показаться, что закупки малого объема сложнее контролировать, поскольку они носят стихийный характер и осуществляются по необходимости для разных отделов организации, но собственная площадка заточена на то, чтобы контролировать бюджеты и вести отчетность по потраченным суммам. Платформа позволяет видеть не только расходы, но также лимиты, которые специально отведены для закупочных процедур.
-
Формирование единых стандартов ведения номенклатуры. Даже если изначально в организации нет сформированной базы НСИ, ее легко создать при помощи частного маркетплейса. Постепенно система позволит выявить стандарты работы сотрудников отдела закупок — команда будет обращать внимание на характеристики товаров. Таким образом потребуется около 5–7 месяцев для создания полноценной базы номенклатуры. Без этой базы будет создаваться путаница, и сотрудники могут по ошибке оформлять неверные заказы. Это неочевидная, но очень важная функция корпоративного интернет-магазина.
-
Ведение отчетности и сбор статистики. Функциональность площадки измеряется результатами ее работы. Корпоративный интернет-магазин имеет функцию анализа работы, ведения статистики и составления отчетности. Это позволяет владельцу площадки видеть как работу системы, так и исследовать и улучшать весь закупочный процесс в целом. Изучение рейтинга поставщиков, анализ проведения торгов, отслеживание качества и скорости доставки товаров, а также учет количества бракованных позиций позволяет оценивать как работу поставщиков, так и закупочного отдела.
Внедрение собственной площадки для проведения закупок является важным шагом в развитии любой компании. Однако чтобы площадка оправдала ожидания заказчика и действительно помогла оптимизировать процесс закупок, важно выбрать квалифицированного разработчика. Вендор и интегратор AGORA более десяти лет занимается созданием решений для цифровизации различных бизнес-процессов и предлагает самые современные решения по автоматизации закупочной деятельности. Каждый проект создается в соответствии с запросом заказчика. Корпоративный интернет-магазин от AGORA позволит вам в несколько раз повысить эффективность проведения закупок.